Każdy przedsiębiorca, niezależnie od wielkości swojej firmy, staje w pewnym momencie przed kluczowym dylematem: powierzyć usługi księgowe zewnętrznemu biuru czy zatrudnić własnego księgowego? Obie opcje mają swoje plusy i minusy, a ostateczny wybór powinien zależeć od specyfiki działalności, jej skali oraz długoterminowych planów. W tym artykule przeprowadzimy szczegółową analizę obu rozwiązań, aby pomóc Ci podjąć świadomą decyzję.

Jakie są zalety outsourcingu księgowości?

Outsourcing księgowości, czyli zlecenie prowadzenia finansów zewnętrznemu podmiotowi, to model współpracy, który zyskuje na popularności.

• Ograniczenie kosztów. To jeden z najważniejszych argumentów. Zatrudnienie księgowego na pełen etat to nie tylko pensja, ale również koszty ZUS, pakietów medycznych, szkoleń, urlopów, a także zakup specjalistycznego oprogramowania i wyposażenie stanowiska pracy. Decydując się na usługi księgowe dla firm, płacisz jedynie stałą, miesięczną opłatę, która jest znacznie niższa niż utrzymanie pracownika.
• Dostęp do wiedzy eksperckiej. Biura księgowe zatrudniają zespoły specjalistów z różnych dziedzin. Dzięki temu masz dostęp do kompleksowej wiedzy i doradztwa w kwestiach, które wykraczają poza codzienne rozliczenia. To eksperci, którzy na bieżąco śledzą zmiany w prawie i potrafią doradzić w kwestiach optymalizacji podatkowej.
• Bezpieczeństwo i odpowiedzialność. Profesjonalne biuro rachunkowe, oferując usługi księgowe, bierze na siebie pełną odpowiedzialność za ewentualne błędy. W przypadku pomyłki to ono pokrywa kary finansowe, co daje ogromny spokój ducha.
• Większa elastyczność i skalowalność. Usługi zewnętrzne łatwo dopasować do aktualnych potrzeb firmy. Jeśli Twój biznes dynamicznie rośnie, biuro księgowe jest w stanie elastycznie zwiększyć zakres świadczonych usług. Dzięki księgowości online możesz zarządzać finansami z dowolnego miejsca.
• Brak ryzyka związanego z rotacją pracowników. Nie musisz martwić się o odejście pracownika, jego urlop czy chorobę – w biurze zawsze znajdzie się osoba, która przejmie Twoje sprawy.

Jakie są wady outsourcingu księgowości?

Mimo licznych zalet outsourcing księgowości ma też swoje słabsze strony.

• Mniejsza kontrola i dostęp do dokumentów. Chociaż księgowość online daje dostęp do danych 24/7, nie masz bezpośredniego wglądu w to, co robi księgowy. Kontakt bywa utrudniony, a na odpowiedź na ważne pytania możesz czekać.
• Ryzyko wyboru niewłaściwego partnera. Wybór niekompetentnego biura może prowadzić do poważnych problemów finansowych. Dlatego tak ważne jest, aby dokładnie weryfikować firmę, z którą chcesz współpracować, np. poprzez sprawdzenie opinii.
• Brak znajomości specyfiki firmy. Zewnętrzny księgowy, nawet jeśli jest bardzo dobry, nigdy nie będzie znał Twojej firmy tak dobrze jak pracownik wewnętrzny. Może to utrudniać podejmowanie niektórych decyzji biznesowych.

Zalety zatrudnienia wewnętrznego księgowego

Posiadanie własnego księgowego na etacie to rozwiązanie, które sprawdza się szczególnie w dużych firmach o skomplikowanej strukturze.

• Pełna kontrola. Wewnętrzny księgowy jest stale na miejscu i ma pełny wgląd w finanse i dokumenty firmy. Możesz w każdej chwili zadać mu pytanie, omówić strategię finansową czy poprosić o przygotowanie pilnego raportu.
• Lepsza znajomość firmy. Księgowy zatrudniony w firmie doskonale rozumie jej specyfikę, procesy i plany. To pozwala mu na lepsze doradztwo strategiczne i proaktywne działanie.
• Szybkość reakcji. Wewnętrzny pracownik reaguje na bieżąco, co jest kluczowe w dynamicznych sytuacjach.
• Bezpieczeństwo danych. Wszystkie dane finansowe i dokumenty są przechowywane wewnątrz firmy, co dla wielu przedsiębiorców jest priorytetem.

Wady zatrudnienia wewnętrznego księgowego

Pamiętaj jednak, że posiadanie własnego księgowego wiąże się z pewnymi ograniczeniami.

• Wysokie koszty. Utrzymanie księgowego na etacie to znaczący wydatek, który obejmuje nie tylko pensję, ale także koszty ubezpieczeń, szkoleń, oprogramowania, a także wydatki związane z nieobecnościami pracownika (urlopy, zwolnienia lekarskie).
• Brak zastępstwa. Jeśli wewnętrzny księgowy zachoruje lub odejdzie z pracy, firma może mieć problem z kontynuacją rozliczeń, co może prowadzić do poważnych kłopotów.
• Ryzyko popełnienia błędów. Jeden księgowy, nawet bardzo doświadczony, nie jest w stanie być ekspertem we wszystkich dziedzinach prawa. Zmiany w przepisach są częste i bardzo łatwo o pomyłkę.

Jak podjąć decyzję? Outsourcing księgowości czy własny księgowy?

Wybór między outsourcingiem księgowości a zatrudnieniem wewnętrznego księgowego zależy od Twojej firmy. Outsourcing księgowości będzie najlepszym wyborem, jeśli jesteś małym lub średnim przedsiębiorcą, zależy Ci na redukcji kosztów, bezpieczeństwie i dostępie do szerokiej wiedzy. To idealne rozwiązanie, które oferują biura takie jak księgowość dla firm w Katowicach.

Wewnętrzny księgowy jest lepszym wyborem dla dużych spółek o skomplikowanej strukturze, które potrzebują pełnej kontroli nad finansami i mogą sobie pozwolić na wysokie koszty utrzymania pracownika. Decydując się na usługi księgowe, zyskujesz dostęp do kompleksowej obsługi księgowej i podatkowej bez ponoszenia kosztów zatrudnienia. To nowoczesne i elastyczne rozwiązanie, które pozwala skupić się na tym, co najważniejsze – na rozwijaniu swojego biznesu. Brzmi obiecująco? Zapraszamy do kontaktu!