Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie stworzone przez Ministerstwo Finansów, które stopniowo obejmie wszystkich przedsiębiorców – od dużych firm po mikroprzedsiębiorców. Obowiązkowy KSeF oznacza, że faktury będą wystawiane i przesyłane do centralnego systemu, a następnie odbierane przez kontrahentów. Dla wielu małych firm to rewolucja, która zmieni sposób prowadzenia księgowości.
Od kiedy obowiązkowy KSeF dla małych firm?
Najczęściej pojawiające się pytanie brzmi: od kiedy KSeF obowiązkowy dla małych firm? Zgodnie z przepisami, KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 r., a od 1 kwietnia 2026 r. system ma już działać w pełni dla wszystkich przedsiębiorców. Oznacza to, że zarówno mikroprzedsiębiorców, jak i większe firmy, będzie dotyczył obowiązek wystawiania faktur w KSeF.
Wdrożenie systemu KSeF zostało rozłożone na etapy, w zależności od wielkości przedsiębiorstwa:
- Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek obejmie dużych przedsiębiorców, czyli tych, których sprzedaż w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł brutto.
- Od 1 kwietnia 2026 r. – KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich pozostałych przedsiębiorców, w tym małych i średnich firm.
- Od 1 stycznia 2027 r. – do systemu będą musieli dołączyć także mikroprzedsiębiorcy, czyli najmniejsze firmy, których sprzedaż miesięczna nie przekracza 10 tys. zł, a pojedyncza faktura nie jest wyższa niż 450 zł.
Wystawianie faktur w KSeF – co się zmienia?
Dzięki nowym przepisom każda firma będzie musiała wystawiać faktury w KSeF. Oznacza to, że tradycyjne faktury w PDF czy w wersji papierowej zostaną zastąpione przez dokument elektroniczny ustrukturyzowany, który automatycznie trafia do systemu. Każdy dokument otrzyma numer KSeF, a przedsiębiorca będzie miał obowiązek podawania numeru KSeF w obiegu gospodarczym.
Wdrożenie KSeF i obowiązki przedsiębiorców
Wdrożenie KSeF będzie wymagało przygotowania odpowiedniego oprogramowania. Firmy muszą sprawdzić, czy ich systemy księgowe są gotowe na integrację z API KSeF 2.0, które udostępnia Ministerstwo Finansów. To właśnie KSeF 2.0 zastąpi wcześniejszą wersję systemu i stanie się obowiązkowym narzędziem do fakturowania.
Obowiązki związane z wdrożeniem KSeF obejmują m.in.:
- obowiązek wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF,
- korzystanie z rejestru i archiwum faktur w ramach KSeF,
- przygotowanie się na okres obligatoryjnego KSeF,
- wdrożenie procesów wystawiania faktur w KSeF w codziennej pracy firmy.
Kogo dotyczy KSeF?
Kogo dotyczy KSeF?
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie:
- duże przedsiębiorstwa – od lutego 2026,
- małe i średnie firmy – od kwietnia 2026,
- mikroprzedsiębiorców – od stycznia 2027.
Niezależnie od branży czy skali działalności, każdy przedsiębiorca będzie musiał korzystać z systemu.
Jakie korzyści daje KSeF?
Choć początkowo wdrażanie KSeF może być wyzwaniem, system przyniesie wiele korzyści:
- uproszczenie obiegu dokumentów,
- szybkie sprawdzenie statusu faktury,
- bezpieczne przechowywanie danych przez 10 lat,
- łatwiejsze rozliczenia podatkowe w ramach KSeF.
Podsumowanie
Od kiedy KSeF obowiązkowy dla małych firm? Od 1 lutego 2026 r., a pełne wdrożenie systemu nastąpi 1 kwietnia 2026 r.. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczyć będzie wszystkich – od dużych firm po mikroprzedsiębiorców. KSeF 2.0 stanie się podstawowym narzędziem fakturowania, a obowiązek podawania numeru KSeF i korzystania z API stanie się codziennością. To ogromna zmiana, ale jednocześnie szansa na cyfryzację i uporządkowanie rozliczeń w każdej firmie.
