Dla każdego przedsiębiorcy, niezależnie od wielkości firmy, kadry i płace stanowią jeden z najbardziej skomplikowanych i obciążających obszarów działalności. Prawidłowe zarządzanie sprawami pracowniczymi i wynagrodzeniami to nie tylko kwestia wypłaty pensji na czas, ale przede wszystkim konieczność przestrzegania dynamicznie zmieniających się przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i prawa podatkowego. Z tego względu coraz więcej firm decyduje się na outsourcing kadr i płac, powierzając te zadania specjalistom.
Kadry – zarządzanie relacją pracodawca-pracownik
Część „kadrowa” dotyczy szeroko pojętego zarządzania zasobami ludzkimi pod kątem formalnym i prawnym. To tutaj koncentrują się wszystkie procesy związane z „życiem” pracownika w firmie, od momentu rekrutacji, aż do rozwiązania stosunku pracy.
Obowiązki związane z zatrudnieniem i dokumentacją
Prowadzenie kadr i płac rozpoczyna się już na etapie rekrutacji. Specjaliści ds. kadr i płac odpowiadają za:
- Tworzenie i aktualizowanie akt osobowych: Kompletowanie niezbędnej dokumentacji, od kwestionariuszy osobowych, przez umowy o pracę (lub cywilnoprawne, jak umowa zlecenie czy o dzieło), aż po świadectwa pracy.
- Rejestracja w ZUS: Terminowe zgłaszanie nowo zatrudnionych pracowników oraz członków ich rodzin do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych (formularze ZUS ZUA/ZZA).
- Monitorowanie i ewidencja czasu pracy: Prowadzenie dokumentacji dotyczącej nadgodzin, pracy w porze nocnej, delegacji, urlopów (wypoczynkowych, macierzyńskich, wychowawczych), zwolnień lekarskich i innych usprawiedliwień nieobecności.
- Obsługa umów cywilnoprawnych: Formalności związane z umowami zlecenia i umowami o dzieło, w tym ich prawidłowe zgłaszanie do ZUS.
Kontrola i przestrzeganie prawa pracy
Specjalista ds. kadr jest strażnikiem legalności zatrudnienia. To on dba o to, by każda czynność była zgodna z Kodeksem Pracy, np. pilnuje limitów nadgodzin, poprawności wypowiedzeń czy terminów szkoleń BHP. W przypadku kontroli Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), to biuro zajmujące się usługami księgowymi często wspiera firmę w dostarczaniu i wyjaśnianiu dokumentacji.
Płace – naliczanie i rozliczanie wynagrodzeń
Dział płac zajmuje się kwestiami finansowymi związanymi z wynagradzaniem pracowników. To znacznie więcej niż proste mnożenie liczby godzin przez stawkę.
Naliczanie wynagrodzeń pracowniczych
Najważniejszym zadaniem jest poprawne naliczanie wynagrodzeń zgodnie z zawartymi umowami, regulaminami wynagradzania oraz przepisami prawa. Obejmuje to:
- Obliczanie pensji brutto i netto: Uwzględnianie wszystkich składników wynagrodzenia: podstawy, premii, dodatków za nadgodziny, chorobowe, urlopy.
- Potrącenia obowiązkowe: Prawidłowe obliczanie i odprowadzanie zaliczek na podatek dochodowy (PIT) oraz składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe) i zdrowotne.
- Potrącenia dobrowolne i komornicze: Obsługa wszelkich zajęć komorniczych czy innych potrąceń regulowanych przez przepisy prawa lub zgody pracownika.
- Sporządzanie list płac: Szczegółowe zestawienia naliczonych wynagrodzeń, niezbędne dla celów księgowych i kontrolnych.
Rozliczenia z urzędami
Dział płac jest odpowiedzialny za cykliczne i terminowe rozliczenia z instytucjami państwowymi:
- Rozliczenia ZUS: Comiesięczne deklaracje i terminowe przelewy składek.
- Rozliczenia US: Comiesięczne deklaracje i przelewy zaliczek na PIT (formularze PIT-4R, IFT-1R).
- Roczne rozliczenia podatkowe: Przygotowywanie i dostarczanie pracownikom informacji PIT-11, niezbędnych do ich rocznych zeznań podatkowych.
Dlaczego warto wybrać outsourcing kadr i płac?
Prowadzenie kadr i płac jest obarczone wysokim ryzykiem błędu, który może skutkować nałożeniem wysokich kar przez urzędy. Z tego względu, outsourcing kadr i płac jest strategią wybieraną zarówno przez małe, jak i duże firmy.
- Bezpieczeństwo i aktualność: Profesjonalne biuro świadczące usługi księgowe śledzi wszystkie zmiany w prawie pracy i przepisach podatkowych. Dzięki temu przedsiębiorca ma pewność, że wszystkie dokumenty i rozliczenia są prowadzone zgodnie z aktualnymi wymogami.
- Oszczędność czasu i kosztów: Zamiast zatrudniać wyspecjalizowanego pracownika (lub szkolić własnego), firma płaci stałą, przewidywalną opłatę. Oszczędza czas poświęcony na szkolenia, zakup specjalistycznego oprogramowania i śledzenie przepisów.
- Dostęp do wiedzy eksperckiej: Zewnętrzny partner, na przykład oferujący usługi księgowe w Katowicach, zapewnia dostęp do szerokiej wiedzy w zakresie skomplikowanych zagadnień, takich jak prawo do urlopu po powrocie z macierzyńskiego, zasady potrąceń komorniczych czy rozliczanie podróży służbowych.
- Dyskrecja: Outsourcing zapewnia większą dyskrecję w zakresie wrażliwych danych dotyczących wynagrodzeń.
Kadry i płace to ważny, lecz wysoce specjalistyczny obszar działalności każdej firmy. Odpowiedzialność za prawidłowe prowadzenie kadr i płac jest ogromna, a błędy mogą mieć daleko idące konsekwencje prawne i finansowe. Wybór outsourcingu kadr i płac to strategiczna decyzja, która pozwala przedsiębiorcy skupić się na rozwoju biznesu, mając jednocześnie gwarancję, że sprawy pracownicze są w rękach kompetentnych profesjonalistów. Zapraszamy do kontaktu!
