Polska przygotowuje się do wprowadzenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) – elektronicznego systemu wystawiania i odbierania faktur. Nowe przepisy wprowadzające powszechne e-fakturowanie zaczną obowiązywać od 2026 roku. W tym wpisie wyjaśniamy, czym jest KSeF, przedstawiamy harmonogram jego wdrożenia oraz najważniejsze zmiany i konsekwencje dla przedsiębiorców.

Czym jest KSeF?

KSeF to ogólnokrajowy, scentralizowany system informatyczny udostępniony przez Ministerstwo Finansów. Służy do wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych w ustrukturyzowanym formacie Przedsiębiorcy korzystający z KSeF wystawiają faktury sprzedaży poprzez ten system, a nabywcy mogą odbierać faktury zakupowe również za jego pośrednictwem. Wszystkie faktury trafiają do centralnej bazy danych Ministerstwa Finansów, co upraszcza kontrolę i archiwizację dokumentów. System gwarantuje też autentyczność pochodzenia i nienaruszalność treści faktur, ponieważ po wysłaniu do KSeF nie mogą one zostać zmienione.

Korzyści z KSeF: Przedsiębiorcy przesyłający faktury przez KSeF zyskują m.in. szybszy zwrot VAT (podstawowy termin zostanie skrócony z 60 do 40 dni) oraz brak konieczności przechowywania papierowych dokumentów czy dostarczania plików JPK_FA w razie kontroli. KSeF ujednolica format faktur i automatyzuje wymianę danych między systemami finansowo-księgowymi firm, co zmniejsza ryzyko błędów oraz zwiększa transparentność obrotu gospodarczego.

Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy? (Harmonogram)

Początkowo obowiązkowe e-fakturowanie miało ruszyć wcześniej, jednak termin ten został przesunięty, aby dać firmom więcej czasu na przygotowania. Obecnie przepisy przewidują dwuetapowe wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF dla wszystkich wystawiających faktury (dotyczy to zarówno czynnych podatników VAT, jak i korzystających ze zwolnienia)

• Od 1 lutego 2026 r. – obowiązek korzystania z KSeF obejmie duże firmy, które w 2024 roku osiągnęły sprzedaż brutto (z VAT) powyżej 200 mln zł
  
• Od 1 kwietnia 2026 r. – obowiązek dotyczyć będzie pozostałych przedsiębiorców, czyli całą resztę podatników
  
• Mikroprzedsiębiorcy o bardzo małej skali działalności (ze średniomiesięczną sprzedażą brutto do 10 tys. zł w poprzednim roku podatkowym) otrzymali dodatkowy czas – mogą korzystać ze starych metod fakturowania do końca 2026 roku. Dla tych najmniejszych firm obowiązek wystawiania e-faktur w KSeF wejdzie dopiero od 1 stycznia 2027 r.

W praktyce oznacza to, że od II kwartału 2026 elektroniczne faktury ustrukturyzowane w KSeF staną się normą dla zdecydowanej większości transakcji między firmami w Polsce.

Okres przejściowy do końca 2026 r. – kasy fiskalne, numer KSeF i kary

Aby ułatwić przedsiębiorcom wdrożenie nowego systemu, przewidziano szczególny okres przejściowy do końca 2026 roku. W tym czasie obowiązują następujące ułatwienia i odstępstwa

• Do 31 grudnia 2026 r. utrzymano możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących (faktur generowanych przez kasy fiskalne). Oznacza to, że np. paragony fiskalne z NIP nabywcy nadal będą mogły pełnić rolę faktury do końca 2026 roku.
  
• Do końca 2026 r. nie trzeba podawać w przelewie numeru identyfikującego fakturę w KSeF. Obowiązek umieszczania numeru KSeF będzie dotyczył wyłącznie przelewów realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP) i zacznie obowiązywać dopiero od 2027 r.
  
• Brak kar za błędy i naruszenia związane z KSeF – do 31 grudnia 2026 r. organy skarbowe nie będą nakładać sankcji za ewentualne nieprawidłowości w korzystaniu z systemu e-faktur. Ten „miękki start” ma zachęcić firmy do spokojnego dostosowania się do nowych wymogów. Dopiero od 2027 r. zaczną obowiązywać normalne kary za nieprzestrzeganie obowiązku KSeF.
  

Wyjątki i zwolnienia z obowiązku KSeF

Warto podkreślić, że nie wszyscy wystawcy faktur zostaną objęci nowym obowiązkiem od razu. Podmioty zagraniczne, które nie posiadają siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, nie będą musiały wystawiać faktur za pośrednictwem KSeF Dotyczy to np. dostawców z innych krajów UE lub spoza UE, którzy sprzedają towary lub usługi na terytorium Polski bez lokalnego oddziału – nadal będą mogli dokumentować sprzedaż tak jak dotychczas.

Dodatkowo, jak wspomniano wyżej, mikrofirmy o obrotach do 10 tys. zł miesięcznie korzystają z czasowego zwolnienia z KSeF do końca 2026 roku. W tym okresie mogą one wciąż wystawiać faktury w postaci papierowej lub standardowej elektronicznej (np. PDF) poza systemem. Po przekroczeniu tego limitu sprzedaży lub od 2027 roku (w zależności co nastąpi wcześniej) nawet najmniejsze firmy będą jednak musiały dołączyć do KSeF.

Warto też zaznaczyć, że z obowiązku KSeF wyłączono faktury VAT RR dokumentujące nabycie produktów rolnych od rolników ryczałtowych – te dokumenty nadal będą wystawiane poza KSeF.

Tryb offline24 – fakturowanie bez dostępu do internetu

Jedną z obaw przedsiębiorców było ryzyko utraty dostępu do systemu KSeF (np. z powodu awarii internetu lub prac serwisowych). Rozwiązaniem jest tzw. tryb „offline24”, czyli możliwość wystawiania faktur poza systemem i przesłania ich do KSeF w późniejszym terminie. Ustawodawca wprowadził tę opcję na stałe – możliwość wystawiania e-faktur offline będzie bezterminowo dostępna również po wejściu KSeF w życie.

Jak to działa w praktyce? Podatnik może wystawić fakturę ustrukturyzowaną w swoim systemie finansowym bez bieżącego połączenia z KSeF, np. jeśli nie ma internetu, a sprzedaż musi zostać udokumentowana. Taka faktura otrzymuje specjalny status „offline”. Następnie podatnik ma obowiązek dosłać ją do systemu KSeF w ciągu 24 godzin od wystawienia (stąd nazwa offline24). Jeśli faktura zostanie wysłana w tym terminie, będzie uznana za prawidłowo wystawioną. Tryb offline zapewnia ciągłość fakturowania nawet w sytuacjach awaryjnych i eliminuje obawy o przestoje w wystawianiu dokumentów.

Skrócony termin zwrotu VAT

Wejście w życie KSeF wiąże się również z pozytywną zmianą dla podatników VAT – skróceniem podstawowego terminu zwrotu VAT o 1/3, z 60 do 40 dni.Oznacza to, że przedsiębiorcy korzystający z e-faktur mogą szybciej odzyskać nadpłacony podatek. Ten krótszy termin ma zachęcać do elektronicznego fakturowania i jest możliwy dzięki większej przejrzystości oraz automatycznej weryfikacji transakcji w systemie KSeF.

Czy nabywca odliczy VAT z faktury spoza KSeF?

Pojawia się pytanie, co w sytuacji, gdy sprzedawca – mimo ciążącego obowiązku – wystawi fakturę poza KSeF (np. w formie papierowej lub PDF). Czy nabywca może na podstawie takiej faktury odliczyć VAT naliczony? Zgodnie ze stanowiskiem organów skarbowych, forma techniczna faktury (np. brak wystawienia jej w KSeF) nie pozbawia nabywcy prawa do odliczenia VAT

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej (KIS) w oficjalnej interpretacji potwierdził, że faktura wystawiona z pominięciem KSeF nadal daje prawo do odliczenia podatku, jeśli:

• nabywca jest czynnym podatnikiem VAT,
  
• zakup służy działalności opodatkowanej VAT,
  
• faktura dokumentuje rzeczywiste zdarzenie gospodarcze

W interpretacji zwrócono również uwagę, że odliczenie przysługuje tylko wtedy, gdy nabyte towary lub usługi podlegają opodatkowaniu i nie są zwolnione z VAT. Ponadto nawet w przypadku zakupów związanych z działalnością prowadzoną poza Polską (np. import usług), odliczenie jest możliwe, o ile podatnik posiada dokumenty potwierdzające związek naliczonego VAT z tymi czynnościami i odliczenie byłoby dopuszczalne, gdyby ta działalność odbywała się w kraju.

Co to oznacza w praktyce? Jeśli spełnione są powyższe warunki materialne, nabywca może odliczyć VAT z faktury otrzymanej poza systemem KSeF. Ewentualne ryzyko związane z naruszeniem obowiązku wystawiania faktur w KSeF obciąża sprzedawcę, nie zaś kupującego. Nabywca nie ma ustawowego obowiązku sprawdzania, czy dany sprzedawca był objęty obowiązkiem korzystania z KSeF (np. czy posiada siedzibę w Polscel. Innymi słowy, klient może bazować na otrzymanej fakturze przy rozliczeniu VAT, a ewentualne sankcje za pominięcie systemu grożą wystawcy dokumentu (przy czym – jak wspomniano – do końca 2026 roku kary te nie będą stosowane).

Kiedy e-faktura jest nieważna? Błędy formalne w KSeF

Nowe regulacje dotyczące e-faktur precyzują sytuacje, w których źle wystawiony dokument zostanie uznany za niewystawiony, czyli w praktyce będzie nieważny z punktu widzenia rozliczeń podatkowych. Taka sytuacja może mieć miejsce, jeżeli popełniono poważny błąd formalny uniemożliwiający prawidłowe dostarczenie faktury do systemu KSeF.

Przykład: jeśli w treści e-faktury zabraknie numeru NIP (identyfikatora podatkowego) sprzedawcy lub nabywcy, system KSeF nie przyjmie takiej faktury. Dokument nie zostanie uznany za doręczony do KSeF, a w świetle nowych przepisów oznacza to, że faktura nie zostanie uznana za wystawioną. Taki „nieistniejący” dokument nie wywołuje żadnych skutków podatkowych – nie można na jego podstawie odliczyć VAT ani żądać zapłaty – i nie podlega on korekcie. W praktyce sprzedawca musi wtedy wystawić fakturę od początku i przesłać ją ponownie do systemu, tym razem z poprawnie uzupełnionymi danymi.

Inne, mniej oczywiste błędy – na przykład literówka w NIP-ie lub adresie kontrahenta – nie powodują nieważności faktury. Jeśli faktura została prawidłowo dostarczona do KSeF (np. numer NIP formalnie widnieje, ale jest błędny), to taki błąd można skorygować na zasadach ogólnych, wystawiając fakturę korygującą zgodnie z art. 106j ustawy o VAT.KSeF nie blokuje możliwości późniejszej korekty pomyłek merytorycznych; utrzymano dotychczasowe przepisy pozwalające poprawić błędne dane kontrahenta czy pozycji faktury za pomocą e-faktury korygującej.

Obowiązkowy KSeF zbliża się wielkimi krokami

Obowiązkowy KSeF zbliża się wielkimi krokami i wpłynie na codzienne funkcjonowanie większości firm wystawiających faktury. Warto już teraz dostosować swoje systemy księgowe do obsługi e-faktur i przeszkolić pracowników z obsługi KSeF. Mimo początkowych obaw, wdrożenie KSeF niesie ze sobą liczne korzyści – od usprawnienia obiegu dokumentów, przez szybsze zwroty VAT, po większą pewność rozliczeń. Dzięki okresowi przejściowemu do końca 2026 roku firmy mają czas na stopniowe przejście na nowy system, a możliwość pracy w trybie offline oraz brak sankcji na starcie zapewniają bezpieczny bufor. Docelowo KSeF ma szansę uczynić rozliczenia VAT bardziej efektywnymi i przejrzystymi zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji skarbowej.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat KSeF? Zapraszamy do kontaktu z ekspertami naszej kancelarii podatkowej z Katowic!