Funkcjonująca od 1 września 2019 r. tzw. biała księga to lista podatników wraz z numerami ich kont bankowych. Stanowi ona jeden z kroków do utworzenia jednej bazy zawierającej informacje o podatnikach, dzięki której kontrahenci będą mogli zweryfikować danego przedsiębiorcę przed opłaceniem faktury i sprawdzić, czy wymagane dane są jawne.

Kogo obejmuje Biała lista podatników?

Biała lista podatników to prowadzony przez szefa KAS elektroniczny wykaz przedsiębiorców:

-zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym których rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.

-w odniesieniu do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo których wykreślił z rejestru jako podatników VAT;

Wykaz w zakresie dotyczącym podmiotów :

-„wyrzuconych” lub „niezarejestrowanych” nie zawiera nr rachunku bankowego/SKOK

– „zawieszonych” – brak danych, które zawierają PESEL

– „zarejestrowanych” lub „ przywróconych” – brak danych, które zawierają PESEL.

Szef Krajowej Administracji Skarbowej wykreśla podmiot z wykazu po upływie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji podmiotu  jako podatnika VAT albo wykreślił podmiot z rejestru jako podatnika VAT.

Wykaz jest aktualizowany w dni robocze, raz na dobę.

Jakie rachunki są na Białej liście podatników?

Na białej liście podatników mogą być umieszczane wyłącznie rachunki rozliczeniowe.

Jeżeli kontrahent przeleje pieniądze na inny rachunek niż wskazany na białej liście, to kwoty ponad 15 tys. zł nie rozliczy w kosztach uzyskania przychodu. Stąd też, przy każdej wpłacie trzeba będzie sprawdzać, czy rachunek kontrahenta znajduje się na białej liście.  Istotne będzie przy tym, czy rachunek bankowy był zarejestrowany w wykazie w dniu przelewu. Decydującym jest zatem dzień zlecenia przelewu, a nie obciążenia rachunku nabywcy czy uznania rachunku sprzedawcy.  Kwotę ponad 15 tys. zł będzie można rozliczyć w kosztach, mimo że wpłata będzie na inny rachunek bankowy niż wskazany   w wykazie, gdy wpłacający w ciągu trzech dni od dnia zlecenia przelewu zgłosi ten fakt w urzędzie skarbowym (wpłatę na inny rachunek niż ten na białej liście) właściwym dla sprzedawcy.

Biała lista nie będzie uwzględniać rachunków prywatnych tj. ROR. Zatem podatnik za każdym razem, gdy będzie płacił na rachunek prywatny sprzedawcy a wartość transakcji będzie równa lub powyżej 15 tys. zł będzie musiał składać zawiadomienie w urzędzie skarbowym sprzedawcy.

Posiadanie firmowego konta bankowego przy jednoosobowych działalnościach gospodarczych nie jest obowiązkowe.

Konto własne niebędące rachunkiem firmowym przedsiębiorcy należy do danych niejawnych, które nie będzie widoczne na białej liście podatników VAT.

Optymalną opcję stanowiłoby założenie  odrębnego rachunku bankowego, który widoczny na liście podatników VAT ułatwiłby weryfikację kontrahenta. Wiąże się to jednak  z ponoszeniem dodatkowych kosztów przez przedsiębiorcę.

Jakie konsekwencje od nowego roku?

Przepisy dotyczące konsekwencji w podatku dochodowym zaczną obowiązywać dopiero od 1 stycznia 2020 roku, a zatem kto zapłaci za transakcję o wartości przekraczającej 15 tys. zł na inny rachunek niż znany fiskusowi, nie będzie mógł po tym dniu zaliczyć takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Dodatkowo po dokonaniu wpłaty powyżej 15 tys. zł na rachunek bankowy kontrahenta, który nie odprowadzi z tytułu takiej transakcji podatku VAT, nabywca jest solidarnie odpowiedzialny ze sprzedawcą (art. 117 ba § 1 i § 2 ustawy Ordynacja podatkowa). Powyższe sankcje z tytułu dokonania przelewu na inny rachunek niż udostępniony na białej liście również będą obowiązywały dopiero od 1 stycznia 2020 r.

Unikanie solidarnej odpowiedzialności

Podatnik może uniknąć solidarnej odpowiedzialności oraz wyłączenia z kosztów uzyskania przychodu wydatku powyżej 15 tys. zł, jeśli w ciągu 3 dni od nadania błędnego przelewu zawiadomi o zaistniałym zdarzeniu właściwego dla sprzedawcy naczelnika urzędu skarbowego (art. 117 ba § 3 ustawy Ordynacja podatkowa).

Zgodnie  z art. 22p ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (odpowiednio art. 15d ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych) w nowym brzmieniu, w przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 prawa przedsiębiorców została dokonana z naruszeniem ust. 1, podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą w tej części:
1) zmniejszają koszty uzyskania przychodów, albo
2) w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększają przychody – w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego albo został zlecony przelew.

Sytuacja wymieniona w pkt 2 tych przepisów skierowana jest do płatności dokonywanych na rzecz dostawcy lub usługodawcy będącym podatnikiem VAT czynnym. W takim przypadku płatność powinna być zawsze dokonana na rachunek zawarty w wykazie. Dokonanie płatności w tej sytuacji na rachunek płatniczy, który nie jest zawarty w wykazie, będzie traktowane jako działanie niezgodne z wprowadzonymi przepisami i oznaczać będzie zastosowanie przewidzianych sankcji. Biura księgowe mają więc pełne ręce pracy.