Otrzymane przez Polskę środki z Unii Europejskiej w perspektywie na lata 2014-2020 wydatkowane są w ramach programów.

Programy krajowe:

• Program Infrastruktura i Środowisko
• Program Inteligentny Rozwój
• Program Wiedza Edukacja Rozwój
• Program Polska Cyfrowa
• Program Polska Wschodnia
• Program Pomoc Techniczna.

Ponadto w Polsce realizowany jest Program Rozwoju Obszarów Wiejskich oraz Program Rybactwo i Morze.

Poza programami krajowymi fundusze unijne przeznaczone są na 16 programów regionalnych. Ich celem jest wspieranie rozwoju wszystkich regionów.

Fundusze zarządzane są w tym przypadku nie przez władze centralne, a instytucje samorządowe – czyli zarządy województw.

Środki z Unii Europejskiej – Programy Europejskiej Współpracy Terytorialnej.

Tym, co odróżnia programy Europejskiej Współpracy Terytorialnej od programów regionalnych i krajowych, jest ich międzynarodowy charakter oraz nacisk na współpracę polskich beneficjentów z zagranicznymi partnerami.

Aby  proces wykorzystania środków z Funduszy Europejskich przebiegał sprawnie, powstał system instytucji zajmujących się przyznawaniem dotacji i sprawdzaniem prawidłowości wydawania pieniędzy.

Za wdrażanie Funduszy Europejskich w Polsce odpowiada Minister Inwestycji i Rozwoju. Odpowiedzialność w zakresie rozdzielania i kontrolowania funduszy jest podzielona pomiędzy wiele instytucji.

Dla każdego z programów wyznaczono Instytucje Zarządzające, które odpowiadają za przygotowanie programów oraz zarządzanie nimi. Instytucją zarządzającą dla programów krajowych i programów współpracy terytorialnej jest Minister Inwestycji i Rozwoju. Natomiast dla każdego z programów regionalnych – zarząd województwa. Instytucje Zarządzające ustalają szczegółowe zasady działania programu.

Instytucje zarządzające odpowiadają za realizację całego programu, w tym sprawdzenie wszystkich projektów z niego realizowanych. Jednak zadania te często przekazywane są innymi instytucjom, tzw. instytucjom pośredniczącym i instytucjom wdrażającym

Instytucja Audytowa – aby zapewnić, że wszystkie czynności, związane z dzieleniem Funduszy Europejskich, prowadzone są w Polsce zgodnie z prawem i procedurami powołana została instytucja audytowa. Odpowiada ona za prowadzenie audytów funkcjonowania całego systemu zarządzania i kontroli realizacji środków unijnych.

Komitety Monitorujące – dla każdego programu powoływany jest komitet monitorujący.

Środki z Unii Europejskiej – System wytycznych.

Podstawy prawne dla wydatkowania Funduszy Europejskich znajdują się w rozporządzeniach unijnych oraz ustawie o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-20. Ponieważ obowiązki w zakresie realizacji poszczególnych programów są przekazywane różnym instytucjom, konieczne jest zapewnienie jednolitego sposobu działania.

Dlatego też wydane są wytyczne, które obowiązują wszystkie instytucje odpowiedzialne za wdrażanie programów.

Każdy projekt realizowany przez beneficjenta może podlegać kontrolom przeprowadzanym przez Instytucje Zarządzające, Pośredniczące lub Wdrażające:

• weryfikacja wniosku o płatność: każdy złożony wniosek jest sprawdzany pod kątem formalnymi i rachunkowym, czy wydatki w nim ujęte są wydatkami kwalifikowanymi (czy mieszczą się w kategoriach wydatków, które można sfinansować w ramach Programu)
• kontrola w miejscu realizacji projektu i/lub w siedzibie beneficjenta (w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po zakończeniu)
• kontrola krzyżowa, w trakcie której sprawdza się, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki
• kontrola na zakończenie projektu, w trakcie której sprawdzana jest kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji posiadanej przez beneficjenta
• kontrola trwałości prowadzona po zakończeniu projektu, w trakcie której sprawdzane jest czy w projekcie nie dokonano niedozwolonych modyfikacji.

Ponadto projekty mogą być kontrolowane/audytowane przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową, Najwyższą Izbę Kontroli.

Najczęstsze typy stwierdzanych nieprawidłowości:

• błędy w postępowaniach dotyczących wyboru wykonawcy/dostawcy wynikające z konieczności  przestrzegania procedur związanych z zamówieniami publicznymi
• w zakresie określenia zasadności i kwalifikowalności wydatków
• brak realizacji projektu w zakładanym zakresie
• brak dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku.

O kwotę wydatków poniesionych nieprawidłowo pomniejsza się kwotę przyznanego dofinansowania.